Email. Du kan ikke leve med det, og du kan sandsynligvis heller ikke leve uden.
Email er nærmest internettets svar på toiletpapir. Et emne vi normalt ikke snakker så meget om, men vi bruger det jo alle. Det er vi nødt til.
En af udfordringerne ved email er dets asynkrone natur. Så snart du vælger at bruge email til noget som helst andet end en til en kommunikation, vælger du også at ryge ud af sync. Hvad enten det handler om noget I diskuterer, eller den der fil du følte du var nødt til at sende til resten af gruppen, så gik din evne til at være i sync fløjten, i samme øjeblik du involverede den 3. person.
Men vi kan altså dårligt leve uden. Det er lidt som SMS til arbejde (i hvert fald hvis du stadig lever i din Indbakke, og det gør mange stadig). Det er der bare, og du bruger det bare. Fordi det er den teknologi du næsten kan være sikker på alle har adgang til. Fordi den er nem og tilgængelig. Alle ved hvordan de skal sende en email.
Det er nærmest en ubegrænset ressource for virksomheder.
Der er bare det ved det, at email er ikke særlig godt for arbejdspladsen, og det er heller ikke særlig godt for dig. En forbandet masse tid (jeg har læst undersøgelser som siger omkring 28% af din arbejdsdag) bliver spildt i indbakken. Hvilket kan oversættes til en masse spildte timer. Hvilket igen kan oversættes til en masse spildte penge.
Hvis du har 100 medarbejdere som alle arbejder 8 timer om dagen, og de bruger 25% af deres arbejdsdag i indbakken, så er det 200 mandetimer som bruges i indbakken i din virksomhed.
Om dagen.
På et år vil en dansk virksomhed med 100 medarbejdere altså bruge… hold nu fast: 44.000 timer. Uden at kende alles timesatser, så tror jeg godt jeg vil binde an på at love at der kan optimeres på både timeforbrug og teknologivalg. Jeg er også villig til at vædde på at for hver email du sender til en gruppe mennesker, skaber du en masse spildtid.
Nåh. Men hvis det her handlede om penge, så ville du sandsynligvis tænke “Det er jo fuldstændig sindssygt at kaste 1000kr. sedler i grams på den måde”. Men fordi det “bare” er tid, og ofte andres tid, så er det en accepteret praksis. Måske vil ingen i jeres organisation se på en løsning på problemet, fordi “det er jo også bare et kæmpe tidsspilde”. Måske ved I ikke hvordan I skal løse det. Måske kender I ikke til tilgængelige alternativer.
Derfor påtager jeg mig rollen som den der fortæller jer at: I er fucked.
De fleste samarbejdsplatforme som eksisterer i dag, fokuserer nemlig på at være alternativet til email. De stiller en masse funktioner til rådighed som skal udkonkurrere email. “Brug vores produkt, så kan du glemme alt om email”.
Selvom det lykkes dig at helt eliminere email, er der en tæt på 100% risiko for at det kun lykkes dig internt i virksomheden (Så er du altså også nået langt, og længere end de fleste).
Grunden er meget simpel: Verden er større end dig og din virksomhed, og du har sandsynligvis ikke valgt samme teknologi som din nabovirksomhed.
Du vil altså være tvunget til at vedligeholde og basere dig på en eller anden email service, og du kommer ikke til rigtigt at integrere din email service i den platform du ellers arbejder på.
Det er der hvor jeg ser email som den næste feature som kan differentiere en producent af collaboration værktøjer fra en anden: Integration af email funktionalitet direkte i collaboration værktøjerne.
Som eksempel kan vi bruge et hvilket som helst collaboration produkt du kan komme i tanke om. Jeg bruger Podio som eksempel, fordi det er den platform jeg selv kender. Her skal lige lyde en lille disclaimer: Jeg er Podio Authorized Partner.
I Podio kan du sende beskeder til andre Podio brugere. Du kan også give en Podio app en email adresse så du kan sende email ind i Podio. Hvilket er super godt.
Det får du 3 ting ud af:
- Så snart du skal sende noget til nogen udenfor din egen organisation, er du tvunget tilbage til email.
- Din adressebog vil blive fyldt med kontakter som har meget forvirrende og lange email adresser. Derfor vil du glemme de email adresser du egentlig skulle sende til, og så holder du måske helt op med at bruge den funktionalitet.
- I det bedste tilfælde kommer du til at sidde og forwarde emails ind i dine Podio apps, for derefter at skulle skifte til Podo og arbejde videre på dem der.
Her er det vigtigt for mig at pointere at jeg bruger Podio som eksempel, på en måde som kan få det til at virke problematisk. Men Podio har allerede gjort mere end mange andre platforme, hvor du slet ikke har mulighed for at bruge emails. Det er ikke produkterne som er problematiske, det er arbejdsprocesserne.
Hvad nu hvis vi slet ikke behøvede at adskille virksomhedens interne og eksterne kommunikation ?
Hvad nu hvis emails røg direkte i en indbakke i det samarbejdsværktøj I havde valgt ?
Prøv at overveje de muligheder som opstår ved at samle al kommunikation på en platform, både internt og eksternt.
- Du kunne handle mere relevant ud fra de emails du modtog. Som at skabe og delegere opgaver ud fra en email.
- Hvis du modtog en email som egentlig var irrelevant for dig, men relevant for andre, kunne du lynhurtigt tagge de personer den var relevant for, og de kunne så diskutere den yderligere. Uden at ryge ud af sync.
- Du kunne konvertere en email til f.eks. en wiki artikel eller en entry i jeres CRM app med et par klik, og som en naturlig del af arbejdsprocessen.
- Gruppe indbakker hvor teams kunne kommunikere med kunder (Ja, det findes i enkelte produkter, men er grundlæggende bundet til den email platform man bruger).
Tilbage var de emails som ikke krævede handling eller fokus. Marker alle. Slet.
- Tænk på antallet af timer vidensarbejdere ville spare.
- Tænk på den mængde stress det nedbringer.
- Tænk på antallet af kroner det sparer.
- Tænk på hvor meget og ofte vi kunne nedbringe misforståelser og forvirrende kommunikation.
Det giver efterhånden ingen mening at holde kommunikation og samarbejde adskilt på forskellige platforme.
Det giver ingen mening at ville udkonkurrere en teknologi, som ingen alligevel kan udkonkurrere. Det er et kæmpe spiild af tid, penge og indsats.
I stedet skal email inkluderes (hvilket jeg skrev om for 3 års tid siden på min personlige blog). Det skal ejes. Det er noget producenterne skal få til at arbejde for sig ved at integrere det.
Altså, så snart collaboration producenterne lige gider tage sig sammen og erkende den verden de opererer i.
Er email et smertensbarn for jer ? Hvad er jeres løsning i dagligdagen ? Det kunne være rigtig interessant at vide – så kommenter endelig, og fortæl om jeres alternativ 🙂