KMD2.0 er en hypotesedrevet forandringsproces. Når vi (Business Transformation) går ind for at forandre et forretningsområde, bruger vi derfor tid på at få opsat de vigtigste hypoteser for området. Men hvordan udleder man hurtigst et sæt af brugbare hypoteser for et forretningsområde til det videre analysearbejde?
Til at kickstarte hypotesearbejdet kan man bruge hypoteseworkshops. I KMD2.0 samler vi alle ledere og udvalgte repræsentanter (forretningsspecialister, controllere, kommunikationsansvarlige etc.) fra forretningsområdet. Workshoppen er en god måde at få en fornemmelse af, hvor smertepunkterne ligger på et givet område. Men det er vigtigt at pointere, at workshoppen ikke kan stå alene. Der ligger et videre arbejde med det output, man får, som skal gennemføres, ellers er workshoppen spildt arbejde.
Den gode hypotese
Før jeg kan diskutere hypoteseworkshoppen, er det vigtigt at have en forståelse af, hvad en god hypotese er. En hypotese er egnet til videre analysearbejde, hvis den opfylder følgende kriterier:
- Hypotesen kan underbygges eller afvises
- Hypotesen kan diskuteres
- Hypotesen er ikke en floskel
- Hypotesen peger på en forbedringsmulighed
Hvis man fx prøver hypotesen “Vi leverer ikke til tiden” mod ovenstående kriterier, taber man hurtigt. At diskutere den bliver hurtigt til en snak om, hvad det vil sige “at levere”, eller hvornår noget er “til tiden”.
Hypotesen “Tiden mellem kunden bestiller ny funktionalitet, og at funktionaliteten er i drift hos kunden er i gennemsnit over X uger, hvilket går ud over kundetilfredsheden” holder derimod bedre. Her peges på en konkret forbedringsmulighed, nemlig time-to-market. Kundetilfredsheden kan måles før og efter, man gør noget for sin time-to-market, hvorved man kan underbygge eller afvise hypotesen.
Det er klart, at hvor god en hypotese er, er en subjektiv vurdering. Det vigtigste er, at man har et forholdsvis konkret punkt at arbejde videre med.
Hypoteseworkshoppen
Som forberedelse anbefaler jeg masser af post-its i forskellige farver og størrelser, et stort whiteboard eller “brownpaper”, der hænger på væggen, tuscher og godt humør :). På billedet nedenfor er der et eksempel på et whiteboardlayout, der fungerede for mig.
Hypoteseworkshop whiteboard
Selve hypoteseworkshoppen tager ca. to timer fordelt på fire skridt, der er beskrevet nedenfor. Jeg har prøvet at estimere tidsforbruget på de enkelte skridt.
- Brainstorming-session (60 – 90 min)
Hvor opleves der spild / uhensigtmæssigheder / hvad virker ikke i hverdagen? Hvordan denne seance køres er ikke så vigtigt, det vigtige er, at man får nogle gode tanker dokumenteret. - Hypoteseudarbejdelse (30 – 60 min)
Ud fra diskussionerne under brainstorming-sessionen kan vi så formulere gode hypoteser? - Vurdering af effekt (15 – 30 min)
Mavefornemmelse for hvor stor effekt det vil have at arbejde med denne hypotese (fx rød/gul/grøn). Dette kan også give anledning til gode diskussioner. - Prioritering (5 min)
Hver deltager sætter fx to streger for at indikere vigtigheden af enkelte hypoteser.
En eller flere workshops?
Er der nok deltagere fra forretningsområdet kan man afholde flere hypoteseworkshops samtidig. Her kan man med fordel vælge at give de enkelte workshops emner. der skal fokuseres på under sessionen, fx kundeoplevelser, udviklingsproces eller hvad der nu giver mening for det enkelte område. Det er facilitatorens opgave at holde fokus inden for det enkelte emne.
Med flere hypoteseworkshops er fremgangsmåden lidt anderledes. Man afholder de første tre skridt som ovenfor, men efter disse tre skridt afholdes et “Tour de whiteboard”. Det vil sige, at alle deltagere fra alle workshops besøger hinandens whiteboards og gennemfører flg. skridt ved hvert whiteboard:
- Præsentation (15 min)
Deltagerne ved den besøgte tavle præsenterer identificerede hypoteser og deres effekt for alle. Fri diskussion og spørgsmål ift. om hypoteserne er et sundhedstegn. - Prioritering (10 min)
Alle sætter fx to streger for at indikere vigtigheden af de enkelte hypoteser. Det kan give et overraskende resultat for dem, der har skrevet hypoteserne. - Feedback (5 min)
Post-its med input fra de andre workshops kan nu placeres på tavlen og tages med ind i det fremtidige arbejde med dette emne.
Andre anvendelsesmuligheder
Vi bruger denne øvelse i KMD2.0 i opstarten af analysen på et forretningsområde, men jeg glæder mig til at bruge den andre steder, hvor man har brug for et hurtigt indblik i smertepunkter for et område. Fx som ny ScrumMaster / Team Lead på et team eller for at få en vinkel på området fra andre i forretningen. Kan du, kære læser, se denne øvelse brugt andre steder? Får du lyst til at prøve?
Jeg har ad flere omgange brugt Value-Stream-Mapping til at genere hypoteser ud fra. Det har mange værdiskabende elementer. En klar fordel er at alle interessenter får et fuldt overblik over en given process og der er i fællesskab bliver defineret hypoteser/problemer/flaskehalse med mere.
Det giver i min optik en mere styret og struktureret tilgang til generering af udsagn som senere kan bearbejdes ned i hypoteser der kan måles og afprøves.
En ulempe ved at lave en “rå” brainstorm seance er at delagerne i visse situationer får gravet sig ned i et hjørne der efterfølgende kan vise sig at være et lokalt minimum i stedet for et globalt.