Når man starter et nyt projekt eller skal i gang med en stor opgave, kan det være svært at skabe den initielle product backlog. Der findes mange forskellige måder at løse det på – og fælles for dem alle er at de sætter ramme og mål for teamet i den kommende tid.
Jeg har haft stor success til at bruge en opbygning jeg kalder “burgere og tomater”, som tager teamet fra løs ide til konkret product backlog klar til sprint planlægning.
Normalt køres workshoppen over to hele arbejdsdage som inddeles i “pomodoros” hvor der arbejdes intensivt med emnet. På workshoppen deltager hele Scrum teamet, det vil sige Product Owner, Scrum Master og Development team.
Tomaterne
Pomodoro er en timeboxing teknik udviklet af Francesco Cirillo til at sikre fokus. Ordet betyder “tomat” på italiensk. Med få ord, så går pomodoro ud på at arbejde fokuseret med en opgave i et fastsat tidsrum og efterfølgende evaluere om målet er opnået. Er målet ikke opnået tages en kort pause efterfulgt af endnu en runde. Det typiske tidsrum er 25 minutter efterfulgt af 5-30 minutters pause.
Burgerne
The Hamburger Method er en teknik opfundet af Gojko Adzic i 2012. Teknikken er inspireret af Jeff Pattons workshop User Story Mapping. I metoden ses burgerbollen som den rammesættende user story som skal implementeres. Alle ingredienserne inden i ses som de elementer, features, tasks, user stories eller lignende der skal til for at løse den overliggende user story. Når man har nedbrudt i mindre user stories tager man en enkelt bid af burgeren og identificerer minimum viable product for hver iteration og stille og roligt arbejder man sig fremad.
Den røde tråd
Workshoppen er konceptuelt opbygget over teorien bag “Cone of uncertainty” (Bauman, 1958). Deltagerne guides fra grundliggende ide om opgaven igennem en række øvelser og ender ud med en konkret liste af elementer der kan estimeres og placeres på en product backlog.
Pomodoro 1: Velkommen
Første element på workshoppen er en præsentationsrunde. Hvis teamet nyligt er sammensat eller hvis der er interessenter inviteret, giver det stor værdi hvis alle kender hinandens navn og funktion. Det er vigtigt at fortælle gruppen hvilken funktion man varetager og hvilket bidrag man kan give i teamet. I stedet for at lade taletiden gå bordet rundt, kan man evt. have en lille bold eller andet som facilitatoren kaster til den som skal præsentere.
Pomodoro 2: Burgerbollen
Product Owner eller ideansvarlig præsenterer de initielle tanker, ønsker og udfordringer med den nye ide. Det er vigtigt at holde fokus på ideen og eventuelle spørgsmål og kommentarer bør besvares undervejs. Hvis der ikke kan findes svar på spørgsmålene bør de parkeres på en post-it og tages op ved senere lejlighed i workshoppen. Facilitatoren bør sætte rammerne og tonen således at det accepteres hvis spørgsmålene ikke kan besvares og ligeledes at det er i orden at stille kritiske spørgsmål. Outputtet af diskussionen og fremlæggelsen er en fælles overordnet user story der rammesætter ideen fra et brugerperspektiv.
Pomodoro 3: Første lag af ingredienser
Næste trin er at identificere de brugsscenarier der skal til for at bringe ideen til live. Fra et kundeperspektiv identificeres de aktiviteter der er involveret fra aktiviteten starter til den slutter.
For at sikre at så mange vinkler som muligt bliver belyst arbejdes der i par – 2 og 2 – på at brainstorme. Efter hver endt pomodoro holdes der 5 minutters pause efterfulgt af en pomodoro med præsentation af brainstorm for hele gruppen. Det er vigtigt at alle forstår at der ikke må udøves censur eller kritik under præsentationen fra de enkelte par. Så vidt muligt grupperes output fra arbejdes på en samlet tegning og resultatet af pomodoroen er en tidslinje med aktiviteter identificeret af hele teamet.
Pomodoro 4: Underliggende lag af ingredienser
Når hele teamet har identificeret aktiviteterne er det tid til at tage arbejdshandskerne på og kigge på hvilke features der skal ændres, tilføjes eller fremskaffes for at implementere den overordnede user story. Aktiviteterne fordeles på de par der har mest viden om de enkelte områder hvorefter de bruger en pomodoro på at skrive user stories der rammesætter featuren i forhold til den specifikke aktivitet. Det kræver typisk mere end en enkelt runde pomodoro for at få nedskrevet features på et passende lavt niveau til at de giver mening på en product backlog. Efter sidste pomodoro præsenteres user stories for hele teamet og de hænges fysisk op under aktiviteterne på tidslinjen. Under pomodoroen kan det give værdi at lade product owner være “løsgænger” som går rundt i lokalet og bidrager med viden om ideen.
Pomodoro 5: Den første bid af burgeren
Nu er burgeren klar på grillen. Det næste der skal ske er en identifikation af minimum viable product til første sprint. Den samlede burger med alle ingredienser fra tidligere pomodoros repræsenterer product backlog for hele den nye rammesættende user story. For at komme igang med måltidet bruger teamet en pomodoro på at identificere hvilke features i form af user stories der skal løses for at kunne levere første version. Alle de identificerede features bliver markeret så det entydigt kan ses om de indgår i første version eller om de skal vente til senere versioner. Det er vigtigt at pointere at fjerne lighedstegnet mellem “senere version” = “aldrig”. Senere betyder blot “ikke i første sprint”.
Pomodoro 6: Frem med bestikket
Teamet står nu med en user story som er nedbrudt i mindre user stories samt en markering af hvilke elementer der kræves til første version. Der har indtil nu ikke været skelet til afhængigheder og afklaringer. For hver af de markerede nedbrudte user stories markeres hvilke afhængigheder og afklaringer der skal være på plads inden sprint planlægning. I samme ombæring kan man eventuelt lave relativ estimering i t-shirt sizes så man får et overblik over hvad der kan laves i de kommende sprints.
Efter workshoppen
Det første der bør arbejdes på er at få styr på afhængigheder og afklaringer identificeret i pomodoro 6. Så snart disse er afklaret kan der laves sprint planlægning og det “rigtige arbejde” kan begynde.
Se de øvrige indlæg i hands-on serien: